L'intelligenza artificiale nell'elaborazione delle buste paga

Il libro paga è ripetitivo, ad alto volume e spietato. Ogni ciclo di retribuzione trasforma il tempo, le tariffe, le detrazioni e le norme fiscali in retribuzione netta per ogni dipendente. Il rilevamento delle anomalie aggiunge un livello di revisione prima dell'approvazione. Regole semplici rilevano problemi noti: pagamenti duplicati; pagamenti ai dipendenti licenziati; retribuzione netta negativa; e modifiche delle tariffe senza un record di approvazione. I metodi statistici e di machine learning rilevano combinazioni insolite, confrontando ciascun dipendente con la propria storia e con dipendenti simili. Esempi sono un picco di straordinari in un reparto che raramente fa straordinari o un cambio di conto bancario un giorno prima del giorno di paga. Le frodi legate alla deviazione delle buste paga spesso iniziano con un'e-mail di phishing che induce le risorse umane a modificare i dettagli del deposito diretto di un dipendente, quindi una recente modifica del conto bancario è un forte segnale di rischio. Il libro paga multistato è difficile soprattutto a causa dei dati. I salari sono generalmente soggetti a ritenuta nello stato in cui viene svolto il lavoro e anche lo stato di origine del dipendente può tassarli, solitamente con un credito. Alcuni stati confinanti hanno accordi di reciprocità, quindi il datore di lavoro trattiene invece per lo stato di origine. Alcuni stati, tra cui New York il più noto, applicano una regola di “convenienza del datore di lavoro” che può trattare il lavoro a distanza come svolto nello stato del datore di lavoro. Le imposte locali sul reddito si applicano in luoghi come i comuni dell'Ohio e le località della Pennsylvania. Il lavoro a distanza rende ogni cambio di indirizzo un possibile evento fiscale. L'intelligenza artificiale può contrassegnare i record in cui i dati sulla posizione e l'impostazione fiscale non corrispondono, ma le regole fiscali stesse provengono da motori di regole gestiti. I robot per le domande dei dipendenti rispondono alle domande più comuni su buste paga, detrazioni, ferie e moduli. Devono essere radicati nelle politiche aziendali e nei registri dei dipendenti e devono trasmettere questioni legali o sensibili alle persone. L’idea sbagliata principale è che l’intelligenza artificiale calcoli le buste paga. I calcoli lordo-netto e fiscali dovrebbero rimanere deterministici e verificabili. Il compito dell'intelligenza artificiale è notare quando gli input sembrano sbagliati.