Tiếp theoHướng dẫn tiếp theo
Thăm dò tuyến tính và đánh giá tính năng đông lạnh
kỹ thuật
HƯỚNG DẪN công ty
Tính năng AI trong QuickBooks và Xero
QuickBooks và Xero chủ yếu sử dụng AI để phân loại các giao dịch ngân hàng, đề xuất đối chiếu, đọc biên lai và hóa đơn, soạn thảo hóa đơn và lời nhắc cũng như trả lời các câu hỏi về sổ sách bằng ngôn ngữ đơn giản.
Trên trang nàyđọc 4 phút
Tổng quan
Các tính năng này cắt giảm việc nhập dữ liệu thông thường nhưng chúng học hỏi từ hành vi trong quá khứ và có thể lặp lại sai lầm. Kế toán vẫn cần xem xét việc mã hóa, xử lý thuế và số dư cuối kỳ.
Lặn sâu
Cả hai nền tảng đều sử dụng AI ở những nơi gần như giống nhau: thực hiện giao dịch, mã hóa chúng và truyền đạt về chúng. Các tính năng chính xác khác nhau tùy theo quốc gia và gói đăng ký, đồng thời cả hai công ty đều thay đổi chúng thường xuyên, vì vậy hãy kiểm tra sản phẩm hiện tại trước khi dựa vào bất kỳ tính năng nào. Nguồn cấp dữ liệu ngân hàng là cốt lõi. Khi giao dịch đến từ ngân hàng được kết nối, QuickBooks sẽ đề xuất danh mục và người nhận thanh toán. Xero đề xuất kết quả khớp với hóa đơn hoặc hóa đơn hiện có và đề xuất mã tài khoản dựa trên cách mã hóa các giao dịch tương tự trước đó. Các quy tắc ngân hàng mà người dùng tự viết ra nằm cạnh những đề xuất này và áp dụng logic cố định, chẳng hạn như mã hóa mọi khoản thanh toán cho một tiện ích được đặt tên cho cùng một tài khoản. Chụp tài liệu đọc biên lai và hóa đơn bằng cách sử dụng nhận dạng ký tự quang học và học máy, rút ra nhà cung cấp, ngày, số tiền và thuế. Xero sở hữu Hubdoc cho việc này và QuickBooks có tính năng chụp biên nhận tích hợp. Trợ lý sáng tạo là lớp mới hơn. Hỗ trợ Intuit trong QuickBooks và JAX (Chỉ cần hỏi Xero) trả lời các câu hỏi về sách, hóa đơn nháp và lời nhắc thanh toán cũng như tóm tắt hiệu suất. Intuit cũng đã bắt đầu bổ sung các tác nhân AI cho các nhiệm vụ cụ thể như ghi sổ kế toán và nhận thanh toán. Bất cứ điều gì cần đánh giá hoặc bối cảnh mà phần mềm không có vẫn cần được xem xét. Các vấn đề thường gặp bao gồm: Thiết bị được coi là chi phí thay vì được vốn hóa thành tài sản; Sai mã thuế bán hàng hoặc mã VAT; chi tiêu cá nhân của chủ sở hữu được mã hóa cho doanh nghiệp; Các khoản hoàn trả khoản vay được hạch toán toàn bộ vào chi phí thay vì phân chia giữa gốc và lãi; và Trùng lặp, khi hóa đơn thu thập và giao dịch ngân hàng đều được ghi lại thay vì khớp. Các khoản dồn tích, trả trước, nợ lương và điều chỉnh cuối năm cũng phụ thuộc vào kế toán viên. Quan niệm sai lầm lớn nhất là tài khoản đối chiếu là tài khoản chính xác. Đối chiếu chứng minh số dư tiền mặt trong sổ cái phù hợp với ngân hàng. Nó không nói gì về việc liệu mỗi giao dịch có đến đúng tài khoản hoặc danh mục thuế hay không.
Tác động chiến lược
Chiến lược nhà cung cấp
Lộ trình của nhà cung cấp ảnh hưởng đến những tính năng mà nhóm của bạn có thể xây dựng tiếp theo.
Chi phí và ngân sách
Các điều khoản thương mại và các lựa chọn triển khai ảnh hưởng đến chi phí và rủi ro dài hạn.
Rủi ro và an toàn
Các biện pháp khuyến khích của công ty định hình các tình trạng vỡ nợ của sản phẩm, trạng thái an toàn và tính cởi mở.
Tương lai của các tính năng AI trong QuickBooks và Xero
Hướng này hướng tới các đại lý tự thực hiện hành động, chẳng hạn như gửi lời nhắc thanh toán, đối chiếu các giao dịch thông thường hoặc chuẩn bị báo cáo dự thảo, thay vì chỉ đưa ra đề xuất. Điều đó đẩy công việc của người kế toán đi xa hơn trong việc xem xét các trường hợp ngoại lệ và thiết lập các biện pháp kiểm soát. Độ tin cậy của các đại lý này đối với các loại hình kinh doanh khác nhau vẫn chưa được xác định rõ ràng, vì vậy kế toán viên nên kiểm tra chúng trên hồ sơ khách hàng thực trước khi tin tưởng chúng. Cài đặt quyền, các bước phê duyệt và quy trình kiểm tra quan trọng hơn khi phần mềm tự hoạt động. Các nghĩa vụ như nộp tờ khai thuế chính xác thuộc về doanh nghiệp và các cố vấn của doanh nghiệp chứ không phải nhà cung cấp phần mềm.
Triển khai trong thế giới thực
Một quán cà phê kết nối nguồn cấp dữ liệu ngân hàng của mình và QuickBooks đề xuất mã hóa các khoản thanh toán định kỳ cho nhà cung cấp sản phẩm của mình dưới dạng giá vốn hàng bán dựa trên các lựa chọn trước đó. Nhân viên kế toán kiểm tra ngay một số và chấp nhận phần còn lại với số lượng lớn.
Một người dùng Xero chụp ảnh biên lai của nhà hàng. Chụp tài liệu trích xuất nhà cung cấp, ngày tháng, tổng số và thuế, sau đó đề xuất một hóa đơn phê duyệt khớp với giao dịch thẻ.
Một chủ doanh nghiệp yêu cầu trợ lý sáng tạo soạn thảo lời nhắc nhở lịch sự về hóa đơn quá hạn, sau đó sửa số tiền và ngày đến hạn trước khi gửi.
Vào cuối năm, một nhân viên kế toán xem xét các giao dịch được mã hóa AI và tìm thấy một máy tính xách tay được mã hóa cho chi phí vật tư văn phòng thay vì tài sản cố định, cộng với khoản thanh toán hàng tạp hóa cá nhân được mã hóa cho việc đi công tác.
Rủi ro & lan can
Thông báo ra mắt có thể vượt xa sự ổn định trong quy trình sản xuất thực tế.
Việc định giá API hoặc thay đổi chính sách có thể phá vỡ các giả định chỉ sau một đêm.
Sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp làm tăng chi phí khóa và di chuyển.
Lộ trình thực hiện
Đánh giá các nhà cung cấp bằng cách sử dụng các nhiệm vụ và bộ dữ liệu của riêng bạn.
Xem lại các điều khoản về quyền riêng tư, bảo mật và pháp lý trước khi tích hợp.
Duy trì kế hoạch dự phòng giữa các mô hình hoặc nhà cung cấp.
Theo dõi ghi chú phát hành để những thay đổi về lộ trình không gây ngạc nhiên cho các nhóm.
Tiếp tục khám phá
Free newsletter
Get the daily AI briefing
Three verified AI stories every weekday morning, written in plain English. Free forever, no ads.
One email each weekday. Unsubscribe in one click. We never sell or share your address.
Test yourself
Take the AI Features in QuickBooks and Xero quiz
Instant feedback on every answer, and a shareable certificate with a verifiable ID once you pass a course.
Support free AI education. AI Understanding is a 501(c)(3) nonprofit — no ads, no paywall, ever. Make a donation
Câu hỏi thường gặp
Tính năng AI trong QuickBooks và Xero là gì?
QuickBooks và Xero chủ yếu sử dụng AI để phân loại các giao dịch ngân hàng, đề xuất đối chiếu, đọc biên lai và hóa đơn, soạn thảo hóa đơn và lời nhắc cũng như trả lời các câu hỏi về sổ sách bằng ngôn ngữ đơn giản. Các tính năng này cắt giảm việc nhập dữ liệu thông thường nhưng chúng học hỏi từ hành vi trong quá khứ và có thể lặp lại sai lầm. Kế toán vẫn cần xem xét việc mã hóa, xử lý thuế và số dư cuối kỳ.
Người kế toán đặt quy tắc ngân hàng để tự động thêm mọi giao dịch có mô tả chứa 'AMZN' vào vật tư văn phòng. Rủi ro chính là gì?
Các quy tắc của ngân hàng mang tính quyết định và tự động thêm bài đăng mà không cần xem xét. Kiểu khớp mở rộng sẽ quét các loại giao dịch mua khác nhau vào một tài khoản và lỗi vẫn tiếp tục lặp lại.
AI mã hóa việc mua máy tính xách tay mới vào chi phí vật tư văn phòng. Hướng dẫn chỉ ra điều gì?
Thiết bị được mã hóa như một khoản chi phí chứ không phải là vốn hóa là một trong những vấn đề phổ biến mà hướng dẫn cho rằng các kế toán viên vẫn phải xem xét.
Biên nhận cho hóa đơn của nhà cung cấp được ghi lại dưới dạng hóa đơn và khoản thanh toán tương tự sẽ xuất hiện trong nguồn cấp dữ liệu ngân hàng. Điều gì sẽ xảy ra để tránh trùng lặp?
Sự trùng lặp xảy ra khi cả hóa đơn thu thập và giao dịch ngân hàng đều được ghi lại thay vì khớp. Khớp liên kết chúng để chi phí được tính một lần.
Việc đối chiếu ngân hàng thành công trong QuickBooks hoặc Xero thực sự chứng minh điều gì?
Hướng dẫn gọi đó là quan niệm sai lầm lớn nhất rằng tài khoản đối chiếu là tài khoản chính xác. Việc đối chiếu chỉ chứng tỏ rằng số dư tiền mặt phù hợp.
Dòng trả nợ hàng tháng từ nguồn cấp dữ liệu ngân hàng thường được ghi lại như thế nào?
Hướng dẫn liệt kê các khoản hoàn trả khoản vay được ghi hoàn toàn vào chi phí như một lỗi phổ biến và đề xuất thiết lập việc phân chia tiền gốc và lãi.
Tiếp tục học hỏi
Hướng dẫn liên quan
Đã chọn thêm hướng dẫn cho chủ đề này