AI Intake Chatbots voor advocatenkantoren

Een intakechatbot doet het eerste deel van wat een receptioniste of intakespecialist doet. Het begroet de bezoeker, vraagt ​​wat voor probleem hij heeft, verzamelt contactgegevens en belangrijke feiten, controleert of de kwestie past binnen de praktijkgebieden van het kantoor en geeft een samenvatting door aan het personeel of een advocaat. De huidige tools voegen een taalmodel toe aan het gesprek, zodat het minder aanvoelt als een vorm, vaak ingebouwd in klantrelatie- of praktijkmanagementsoftware. De juridische risico’s komen voort uit professionele gedragsregels. ABA-modelregel 1.18 biedt potentiële klanten vertrouwelijkheidsbescherming, zelfs als het bedrijf de zaak nooit in behandeling neemt. Als een kantoor informatie ontvangt die een potentiële cliënt, wiens belangen nadelig zijn voor een bestaande cliënt, aanzienlijk zou kunnen schaden, kan het kantoor worden gediskwalificeerd voor de zaak van die bestaande cliënt. Goede intakebots verzamelen daarom eerst partijnamen, voeren een conflictcheck uit en vragen dan pas naar gedetailleerde feiten. Het tweede risico is het geven van juridisch advies. Een bot die een bezoeker vertelt dat hij een sterke zaak heeft of een schikking moet afwijzen, doet wat een advocaat doet, en dat roept ongeoorloofde praktijken en aansprakelijkheidsproblemen op. Het kan de bezoeker er ook toe brengen te geloven dat er een advocaat-cliëntrelatie bestaat. Disclaimers helpen, maar zijn op zichzelf niet voldoende. Het gespreksontwerp moet ervoor zorgen dat de bot de specifieke situatie van de persoon niet kan beoordelen. Ten derde verbiedt Modelregel 7.1 misleidende communicatie over de diensten van een advocaat, dus een bot mag zichzelf niet presenteren als een advocaat of als een mens. Sommige rechtsgebieden hebben ook wetten op het gebied van de openbaarmaking van bots. De SB 1001 van Californië, die in 2019 van kracht wordt, vereist openbaarmaking van bots in bepaalde commerciële en politieke interacties. Een veel voorkomende misvatting is dat een bot mensen stilletjes kan afwijzen. Wanneer het bedrijf een zaak afwijst, moet het nog steeds een duidelijk signaal van niet-betrokkenheid afgeven, vooral omdat de persoon mogelijk dicht bij de indieningsdeadline zit.